-20-
"Naar aanleiding van de door de heer Tuinman gestelde vragen heeft u destijds
de toezegging gedaan, te gaan werken met het verzenden van een ontvangstbe
vestiging, indien ingekomen brieven niet direkt kunnen worden afgedaan.
Uit onze direkte omgeving kennen we al een drietal gevallen waarin brief
schrijvers nog steeds op een beantwoording wachten en ook geen ontvangstbe
vestiging hebben ontvangen.
We hebben het dan beslist niet over recente brieven.
Een en ander doet ons vermoeden dat er zo alles bij elkaar nog heel wat brief-!
schrijvers op beantwoording wachten.
Kunt u ons de toezegging doen daarin zo snel mogelijk verbetering aan te
brengen en zeer zeker met ontvangstbevestigingen te werken?"aldus de heer
Groeneveld.
De voorzitter constateert dat de heer Groeneveld de nadruk legt op "nog heel
wat briefschrijvers."
Naar de mening van de voorzitter doet de heer Groeneveld geen goed recht aan
de wijze waarop het secretariepersoneel klantgericht bezig is een aantal zaken
op te lossen.
Op 1 januari is op de secretarie een gewijzigd postregistratie- en voortgangs
controlesysteem ingevoerd.
Met dit systeem wordt de afhandeling van de diverse stukken vastgelegd en wordt
gerapporteerd welke brieven binnen redelijke termijn nog niet zijn afgewerkt, f
Een aan het gemeentebestuur gericht verzoek kan vaak heel gecompliceerd zijn,
er moeten dikwijls adviezen daaromtrent worden ingewonnen en vaak zijn er wet
telijk voorgeschreven termijnen de oorzaak van dat beantwoording van ingekomen
brieven binnen redelijke termijn niet geheel mogelijk is.
Over het algemeen worden de betreffende afzenders hieromtrent mondeling danwelj
telefonisch in kennis gesteld.
Naar de mening van de voorzitter heeft het enkel bevestigen van de ontvangst j
van een brief niet zoveel nut. Aangenomen mag worden dat een brief wordt ont
vangen. Uitgangspunt moet zijn dat binnen een redelijke termijn van gemeente
wege wordt gereageerd op ingekomen brieven.
Verschil van mening is mogelijk omtrent het begrip "redelijke termijn". Thans
wordt de suggestie gewekt dat nog heel wat briefschrijvers op beantwoording
door het gemeentebestuur wachten.
De voorzitter betreurt deze voorstelling van zaken. Hij garandeert dat dit
zeker niet het geval is.
In incidentele situaties kan het wel eens voorkomen dat een briefschrijver
wat langer dan gebruikelijk op een reactie moet wachten, want waar gehakt
wordt vallenspaanders
Gelet op het bovenstaande wordt door het college niet overwogen tot herin
voering van de ontvangstbevestiging over te gaan.
Wel zal worden getracht de nieuwe systemathiek enigszins te verfijnen.
De voorzitter vraagt de heer Groeneveld nu of in een later stadium concreet aai
te geven welke briefschrijvers hij hierbij op het bog heeft.
Het moet de voorzitter nog van het hart dat wanneer raadsleden door inwoners
worden benaderd met het verzoek 'opheldering te geven omtrent het uitblijven
van enige reactie op een toegezonden brief aan hét gemeentehuis, het betref
fende raadslid ;hiernaar telefonisch kan informeren.
Hij hoeft hiermede dan niet te wachten tot de eerstvolgende raadsvergadering, j
Voorts deelt de voorzitter mede dat hij medio juni 1985 in zijn installatie
rede, dé gemeente heeft vergeleken met een bedrijf.
In deze vergelijking is de gemeente Willemstad een bedrijf met 20 personeels
leden, een jaarlijkse omzet van 8 miljoep gulden en 3300 klanten.
Dat zegt iets over de intentie waarmee men bezig is. Ter illustratie
schetst de voorzitter de situatie dat op vrijdagmiddag vergunning wordt aan
gevraagd welke 's maandags daaropvolgende na bespreking hiervan in het col
lege, wordt verleend.
Gelet op de bergen post welke elke dag worden ontvangen is het derhalve goed'
voorstelbaar dat er wel eens een ingekomen stuk tussen wal en schip terecht
komt, besluit de voorzitter zijn beantwoording in eerste termijn.
-De-
-21-
De heer Groeneveld reageert hierop door te stellen dat het geenszins zijn be
doeling is kritiek te uiten op de ambtenaren danwel hun werkwijze.
Er is echter de toezegging gedaan dat ten allen tijde met ontvangstbewijzen
zou gaan worden gewerkt.
Zijn conclusie dat er nogal wat briefschrijvers zijn die op antwoord wachten,
is louter en alleen gebaseerd op het feit dat gedurende een fractie-bijeen
komst is gebleken dat enkele personen nog op antwoord wachten.
Hij neemt graag van de voorzitter aan dat dit niet het geval is doch de
raadsleden zijn niet in kennis gesteld omtrent het ingevoerde postregistratie-
en contrplesysteem.
Overigens is de heer Groeneveld gaarne bereid op informele wijze kenbaar te
maken om welke brieven het handelt.
De heer De Visser, heeft moeite met de opmerking van de voorzitter inhoudende
dat wanneer een raadslid een klacht ontvangt van een ingezetene, hij hierom
trent telefonisch contact moet opnemen met het gemeentehuis.
Ondanks het feit dat geen enkel raadslid hiervoor te beroerd zal zijn is dit
naar de mening van de heer De Visser niet de wijze waarop met raadsleden moet
worden omgegaan.
Het verdient juist aanbeveling dat burgers met hun klachten raadsleden be
naderen en hieromtrent niet aanstonds de pers inlichten.
Bovendien behoeven raadsleden hieromtrent niet te zwijgen in een raadsvergade-
ring. Hij betreurt derhalve de ziensv/ijze van de voorzitter.
Naar de mening van de voorzitter is sprake van een misverstand. Ontegenzegge
lijk heeft een raadslid in een gemeenschap een bepaalde ombudsfunctie, hetgeen
m een eerder stadium ook al eens is medegedeeld.
De voorzitter verduidelijkt dat wanneer een inwoner van deze gemeente zich tot
een raadslid wendt, de burger er wellicht sneller mee is geholpen als terstond
informatie daaromtrent bij het gemeentehuis wordt ingewonnen dan wanneer
hiermede wordt gewacht tot een volgende raadsvergadering.
Hij heeft echter geenszins de bedoeling voorgestaan, raadsleden het recht te
ontzeggen hieromtrent te spreken in een raadsvergadering.
Volgens de heer De Visser werkt het zó niet.
Indien een raadslid door een burger wordt benaderd met een klacht moet dat
specifieke geval worden opgelost hetgeen niet kan worden afgedaan met een
gevallen bekend™ Zeker/een sPrake indien'nog meerdere, gelijkluidende,
gevallen bekend zijn, die niet een raadslid aanspreken.
cussie6"3 St6lt MJ hi6rmede niet het functioneren van de ambtenaren ter dis-
De voorzitter antwoordt dat wanneer wordt gesteld "er zo alles bij elkaar nog
heel wat briefschrijvers op een beantwoording wachten"hiermede in het openbaar
het functioneren van het ambtelijk apparaat aan de orde wordt gesteld
be^usten?00rl00fd """V? Z°'n gSVal een en ander °P deugdelijke gronden
Vanmiddag is ter secretarie onderzocht of hiervan structureel sprake is. Dit
bleek echter niet zo te zijn.
De afgelopen twee jaren zijn achterstanden ingelopen en momentel is de per-
soneelsbezetting ter gemeentesecretarie op'volle'sterkte
"en'ne van voorzitter tij" er momenteel dan ook geen knelpunten die
aanleiding kunnen geven tot de redaktie van de vraagstelling zoals die thans
ïjkmappara".hlJ proble",en'e«"de democratische contrSle op het ambte-
te Ïiin fsSSrrttV*" ™enin®,dat raadsleden tijdig geïnformeerd behoorden
Hierriiede kunn^ 1
geen^ordeelvellen? "lrt
-De-
