a
-4-
Naar aanleiding van het voorstel van burgemeester en wethouders tot
vaststelling van de "Archiefverordening 1974" geeft de voorzitter
het woord aan de heer Van den Enden.
De heer Van den Enden zegt,dat zoals uit de toelichting op het voor
stel blijkt, deze verordening een uitvloeisel van de archiefwet van
1962 is en behelst voorschriften betreffende de gemeente-archiefbe
waarplaats, de archiefstukken die nog in gebruik zijn ten behoeve
van de dienst, de zorg daarvoor en het beheer daarvan.
Voor zover het de heer Van den Enden bekend is, kent de wet alleen
de gemeente-archivaris en geen streek-archivaris.
De archivaris in deze gemeente, is niet in dienst van de gemeente
alleen, maar van meerdere gemeenten samen, in wezen dus in dienst
van de regio.
De vraag is of er voldoende overleg is geweest met die andere gemeenten
en of die verordening zodoende ook gelijkluidend is in alle gemeenten,
behoudens dan de aanwijzing van de gemeente archiefbewaarplaats.
Dan citeert hij artikel 5 van de ontwerp-verordening.
De wet is van 1962 en nu is het 1974, dat deze archiefverordening
de raad bereikt» Hij vraagt zich af of hij weer ondeugend is wanneer
hij vraagt of het weer zolang gaat duren tot het in artikel 5 bedoelde
reglement het licht ziet?
Hetzelfde geldt voor de voorschriften als bedoeld in artikel 6 met
betrekking tot de nog niet naar de archief-bewaarplaats overgebrachte
stukken, alsmede voor de instructie voor de beheerder als bedoeld
in artikel 9.
het college van De heer Van den Enden verwacht, dat^n dat reglement bepalingen
burgemeester en zal opnemen betreffende de verplichte aantekening aan wie en wanneer
wethouders men een archiefstuk uitleent onder de verantwoordelijkheid van de
beheerder, alsmede bepalingen, maatregelen, noem het een sanctie, bij
wijze van spreken, wanneer het voorkomt dat het of de uitgeleende
stuk(ken) niet op tijd of helemaal niet meer terugkomen.
Dan citeert hij artikel 16.
Dat eerste lid is duidelijk, maar lid 2. Dit tweede lid lijkt gewoon
een formaliteit, misschien uit de wet overgenomen.
Maar het zegt niets. Het zal wel de bedoeling zijn dat de gemeente
archivaris dat doet aan het college van burgemeester en wethouders
omdat tot hier nergens iets over de raad wordt gezegd, maar het staat
er niet.
Pas artikel 17 schrijft voor dat het college van burgemeester en
wethouders eenmaal in de vijf jaar verslag aan de raad uit moet
brengen, maar ook dat zegt niets.
Een raad zit vier jaar, de volgende nieuwe raad hoort weer een nieuw
verslag of misschien helemaal niet, want het gebeurt pas om de vijf
jaar. Die tijd is veel te lang,want van een vergelijking met het
vorige verslag komt dan niet meer zoveel.
Hij voelt er veel meer voor om aan artikel 16 een derde lid toe te
voegen, waarin de archivaris verplicht wordt om eenmaal per jaar voor
een vastgestelde tijd, een werkverslag uit te laten brengen en dat
ter inzage aan de raad ter beschikking te stellen.
Hij stelt daarom voor het derde lid als volgt te doen luiden:
Eenmaal per jaar en wel vóór 1 april, brengt de archivaris een
werkverslag over het afgelopen jaar uit aan burgemeester en wethouders
welk verslag burgemeester en wethouders aan de raad ter inzage
verstrekt.
Het houdt een tweeledige verplichting in, ten eerste voor de
archivaris om verslag uit te brengen en ten tweede voor burgemeester
en wethouders om het ter inzage aan de raad te verstrekken.
Dat lijkt mij een zaak van goed beleid.
Vaststelling
"Archiefverorde-
ning 1974".
