r
- 5 -
De aanvrage van de Stichting werd besproken op een kort geleden gehouden
rayonvergadering de dagelijkse besturen van deze gemeenten hebben toen
als standpunt ingenomen, dat zij terzake de raad een gunstig voorstel
zouden doen, mits ook de omliggende gemeenten ermede akkoord zouden gaan
en onder voorwaarde, dat in de gemeente Ossendrecht een uitleenpost in
plaats van een filiaal wordt gevestigd. Men is daarbij uitgegaan, dat,
wil men van dit hoge rijkssubsidie kunnen profiteren, er reeds lang tevo
ren de nodige besluiten noodzakelijk moeten zijn genomen en naar het Mi
nisterie moeten zijn ingezonden. Een principe-besluit wordt daarom ver
langd
De heer van Hoof deelt mede, dat het een kostelijke beweging is.
De voorzitter zegt, dat dit inderdaad zo is; we krijgen daarvoor op
dit gebied een zeer goede service en goede boekenstok op alle gebied met
regelmatige roulatie; aangezien hier veel gelezen wordt mogen we verwach
ten, dat ook van deze uitleenpost een zeer goed gebruik gemaakt zal worden.
Ook het Instituut St.Marie zal mede voor het grote aantal leerlingen hiervan
een zeer goed gebruik kunnen maken.
Ook wethouder Damen acht het bedrag erg hoog; in de toekomst zal deze
post zijn grote waarde kunnen bewijzen aan de studerende jeugd, de oudere
jeugd en ook de bejaarden; de wethouder meent, dat we al deze mensen er
een grote dienst mee bewijzen.
De heer van Hoof doet het voorstel om eerst te bekijken of hieraan
werkelijk een grote behoefte is.
De voorzitter antwoordt hierop, dat die behoefte er wel is, doch dat
we die behoefte juist nog meer moeten vergroten door een goede accomodatie
te schappen; spreker betreurt het zeer, dat de televisie en ook de radio
de grote "bott1le-neck" voor het lezen zijn geworden; dit neemt niet weg,
aldus de voorzitter, dat een goede leesgewoonte een behoorlijke ontwikke
ling geeft.
Er volgt nog een korte beraadslaging, waarna de voorzitter de raadsle
den vraagt of zij in beginsel in kunnen stemmen met het voorstel van het
dagelijks bestuur.
Zonder hoofdelijke stemming besluit de raad hiertoe.
Voorstel tot beschikbaarstelling van gelden voor archiefrevisie.
De voorzitter deelt mede, dat de meeste gemeenten voor het opbergen
van stukken gebruik maken van een systeem van het Centraal Adviesbureau
voor Organisatie, DokumentatieRegistratuur en Personeelsbeheer van de
Vereniging van Nederlandse Gemeenten te 1s-Gravenhaget.w. het decimale
stelsel. De administratie wordt hierbij gecodeerd en daarna in het juiste
dossier opgeborgen. Als het gemeente-archief volgens dit code-systeem goed
wordt opgeborgen, zijn de stukken in het archief voor eenieder die bekend
is met dit systeem gemakkelijk te vinden.
In de grotere gemeenten wordt hiervoor speciaal een registrator aange
steld, welke daaraan een dagtaak heeft; de kleinere gemeenten kernen deze
funktie niet en dit werk wordt daarom zoveel mogelijk door de betreffende
ambtenaren zelf uitgevoerd.
Door deze werkwijze hoeft in de loop der jaren een aanmerkelijke kosten
besparing plaats gevonden; evenwel dienen op gezette tijden de dossiers
eens op deskundige wijze gezuiverd te worden. Er blijven teveel stukken
inhangendie vernietigd hunnen worden. Daardoor wordt het onoverzichtelijk
en verliest de ordening zijn waarde.
Terzake is door genoemd Bureau een onderzoek ingesteld; volgens raming
van dit bureau bedragen de kosten van deze revisie en sanering van het
archief ƒ.13500,--, welk bedrag kan worden gesplitst als volgt!
revisie lopend archief ƒ.9500,--, revisie afgelegd archief ƒ.2500,--
materiaalkosten ƒ.1500,
De kosten van deze uitgestelde zuivering kunnen over een reeks van
jaren worden uitgesmeerd; gedacht wordt deze afschrijving in 10 jaar te
doen plaats vinden.
