- 4 -
Mobiliseren voldoende ambtelijke capaciteit voor uitvoering samenvoegingstra
ject
Op dit ogenblik is dit nog niet aktueel; pas als de werkgroepen aan het werk
gaan voor de inhoudelijke afstemming is dit een punt van aandacht, dat door de
secretarissen primair in eigen huis en zo nodig gezamenlijk dient te worden
uitgewerkt
Wel dient een en ander als tijdelijke extra kostenpost op voorhand te worden
ingecalculeerd
Met betrekking tot notulering en andere secretariële diensten geldt momenteel
nog de afspraak, dat de gemeenten bij toerbeurt zorgen voor agendering en
notulering, gekoppeld aan de vergaderplaats.
Vanaf de officiële start van de projectorganisatie dient verslaglegging en
secretariële dienstverlening extern te worden ingehuurd. Binnen het nog te
voteren werkkrediet dient hiertoe financiële ruimte te bestaan.
Afspraken inzake kostenraming en financiering projectorganisatie
Over de financiering van de projectorganisatie kunnen nog slechts algemene
afspraken worden gemaakt. Een kostenraming kan momenteel nog niet worden
gemaakt, omdat dat afhankelijk is van de kosten van de extern adviseur(s).
Er dient een project-begroting te worden gemaakt, die voorziet in gezamenlijke
kosten en kosten per gemeente. Gezamenlijke kosten zijn b.v.:
externe projectbegeleiding;
eventuele extra externe advisering t.a.v. deelaspecten, b.v. automatise
ring;
secretariële diensten, w.o. notulering.
Kosten per gemeente zijn b.v.:
mobiliseren extra ambtelijke inzet t.b.v. het project (overwerk);
vergaderkosten m.b.t. bijeenkomsten die bij toerbeurt in de drie gemeenten
plaatsvinden.
Aan de hand van de op te stellen project-begroting zal op korte termijn een
herindelingskrediet worden gevraagd, waarin ook voldoende is rekening gehouden
met een post onvoorzien. Vooruitlopend daarop bestaat thans reeds behoefte aan
een gezamenlijk werkkrediet van 60.000. Dit bedrag is onder andere nodig voor
de gezamenlijke aanloopkosten die thans gemaakt worden, zoals bijvoorbeeld voor
het inhuren van externe deskundigheid bij het aanwijzen van de
intern projectleider, tevens beoogd gemeentesecretaris, en voor het collectief
aantrekken van secretariële ondersteuning.
Wat betreft de dekking van de kosten wordt het volgende opgemerkt. Vaststaat
dat de nieuwe gemeente via de algemene uitkering uit het gemeentefonds een
bedrag krijgt ter dekking van de aanloopkosten. Naar onze mening dienen de
kosten van het samenvoegingsproces ten laste van de nieuwe gemeente te komen en
door de nieuwe gemeente te worden gedekt uit de extra algemene uitkering. Wij
zijn van mening dat er financieel-technische mogelijkheden zijn om thans een
krediet beschikbaar te stellen dat straks ten laste van de nieuwe gemeente
komt. Uit praktische overwegingen geven wij er de voorkeur aan dat één gemeente
het volledige bedrag van de gezamenlijke kosten betaalt onder garantstelling
door de beide andere gemeenten voor hun aandeel in de kosten. Uit onderlinge
vergelijking is naar voren gekomen, dat uit begrotingstechnisch oogpunt de
gemeente Hoeven in aanmerking komt de gezamenlijke kosten van het samenvoe
gingsproces (voor) te financieren.
