I
GEMEENTE HOEVEN
Notitie van het op 9 november 1987 door -portefeuillehouder Toorlichtlng
gevoerd gesprek met de heren H. Coumans (hoofdredacteur) en C, Maas van
De Stem.
Betreft: Openbaarheid van bestuur (brief De Stem d.d. 1 oktober 1987.)
Ad a.
Het is in het verleden inderdaad voorgekomen dat bepaalde stukken niet
werden toegezonden aan de commissieleden c.q. ra.adsleden (en dus ook
niet aan de pers) als bijlagen bij de vergaderagenda1s doch uitsluitend
ter inzage werden gelegd in de agenda-dossiers en waarvan achteraf
werd geconcludeerd, dat deze net zo goed of nog beter wel hadden kunnen
worden meegezonden.
Intussen zijn terzake interne afspraken gemaakt en wel zodanig, dat de
stukken inhoudelijk worden verwerkt in de agenda's c.q. voorstellen
danwel als bijlagen worden meegezonden. Indien de betreffende stukken
te omvangrijk zijn om als bijlagen te worden meegezonden, zullen voortaan
hiervan uittreksels omtrent de hoofdzaken worden gemaakt en meegezonden.
Voor het geval zulks nagenoeg niet mogelijk is, zoals bij de jaarrekeningen,
v/orden deze - evenals in het verleden - in het agenda-dossier voor de
commissieleden c.q. raadsleden ter inzage gelegd. Deze bescheiden kunnen
ook door de pers worden ingezien, waarbij ook nog mondelinge toelichting
kan worden verstrekt.
Ad b.
Aannemende, dat in deze bedoeld wordt "Het stellen van schriftelijke vragen"
ingevolge Artikel 37 van bet Reglement van orde voor de vergaderingen van
de gemeenteraad, wordt opgemerkt dat dit Reglement bepaalt, dat de vragen
en antwoorden bij de raadsstukken ter inzage worden gelegd en dat opname in
de besluitenlijst niet plaatsvindt.
Intussen heeft het College van B. en W. besloten om deze vragen en ant
woorden ook aan de pers te verstrekken.
Ad c.
Het is in het verleden inderdaad voorgekomen en in toekomst niet uit te
sluiten dat het beperkt gehouden aantal personen, dat de pers te woord
staat, op een bepaald moment toevallig niet bereikbaar is.
Indien daarom verzocht, werd en wordt er toch steeds zo spoedig mogelijk
van gemeentewege telefonisch contact opgenomen met de pers.
Feitelijke informatie zal steeds ambtelijk worden verstrekt door de voor
lichtingsambtenaar en beleidsmatige informatie bestuurlijk door de porte
feuillehouder voorlichting.
Ad d.
Op dit moment is er binnen de gemeentesecretarie nog niet voldoend® man
kracht beschikbaar om de actieve voorlichting optimaal te doen functio
neren. Het beleidsvöornemen is er evenwel op gericht om hieraan op korte
termijn inhoud en gestalte te geven.
In dit verband wordt nog opgemerkt, dat gewerkt wordt aan de notitie over
voorlichting, waarin opgenomen werkafspraken betreffende voorlichting aan
de pers.
Ad e.
Brieven van verenigingen en instellingen over gemeenschaps zaken en gericht
aan de raad worden volgens de gebruikelijke wijze geagendeerd en worden al
dan niet tezamen met een concept-antwoordbrief bij de raadsstukken ter in
zage gelegd.
-Op-
